اصول نگارش صحیح در ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس

ارسال ایمیل

اصول نگارش صحیح در ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس


با سلام و احترام خدمت تمامی کاربران عزیز وب سایت رسمی پرستیژ استور

با رشد سریع  تکنولوژی و فناوری اطلاعات، هر روز روشی نو برای ارتباط با کاربران و مشتریان پدید می‌آید. چه به صورت یک فریلنسر کار می‌کنید و چه کارمند شرکتی بزرگ هستید، در هر کار و شغلی که استخدام شده‌اید و هر جای این جهان که باشید، ایمیل رسمی‌ترین بخش جدایی‌ناپذیر از ارتباطات در زندگی شخصی و کاری شما است. تحقیقات در سال گذشته نشان می‌دهد که 48 درصد از کارمندان و گیرندگان ایمیل در نوع تعامل و پاسخگویی به آن دچار سردرگمی و اضطراب می‌شوند.
ساده‌ترین وظیفه یک ایمیل، انتقال پیام است. اما با چه کیفیت و هدفی؟
ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس اثرگذارترین روش ارسال پیام‌های رسمی برای کسب و کار و ارتباطات حرفه‌ای است. بنابراین توجه به نوع نگارش، لحن، انتخاب کلمات و ترتیب موضوعات برای اثرگذاری هرچه بیشتر ایمیل‌ها امری ضروری است.

ارسال ایمیل

ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس

گاهی‌اوقات نحوه درخواست از یک شرکت یا پاسخگویی به یک پیشنهاد همکاری می‌تواند زندگی شخصی و کاری شما را متاثر کند. پس دست کم گرفتن و عدم آگاهی در مورد نگارش و مدیریت ایمیل‌ها ممکن است فرد را از بسیاری از موقعیت‌های پیش‌رو محروم کند.
نحوه نوشتن، روش ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس و مدیریت ایمیل‌های ارسالی مطلبی است که مایلیم امروز در بلاگ پرستیژ با شما در میان بگذاریم.

۱- موضوع و عنوان ایمیل را درست انتخاب کنید.

دانستن این امر که بیشترین توجه مخاطب به عنوان ایمیل ارسالی جلب می‌شود، حائز اهمیت است. بیشتر ایمیل‌ها در همین مرحله از چرخه مطالعه حذف می‌شوند.
فرض کنید می‌خواهید برای یک مقاله در روزنامه تیتر انتخاب کنید. تیتر دو کارکرد مهم دارد:

  1. چکیده و خلاصه‌ای از متن است.

  2. ایجاد کنجکاوی یا هیجان برای تصمیم‌گیری مخاطب به خواندن یا نخواندن متن

برای این کار باید در قالب کمترین کلمات ممکن، بیشترین مفهوم و انگیزه را برای باز شدن ایمیل ایجاد کنید. پس از انتخاب عبارت‌های ساده مثل: فروش ویژه، تخفیف پاییزی، اطلاعات محصول و…پرهیز کنید. عنوان انتخابی شما نباید به ایمیل‌های اسپم شبیه باشد.

۲- خودمانی نشوید.

شروع‌ و پایان‌ مهم است. برای ایمیل‌های رسمی از عبارت‌های اداری و محترمانه استفاده کنید. یک سلام ساده برای نوشتن نامه به یک شرکت جهت فروش خدمات، شروع مناسبی نیست. مسلما احوال‌پرسی دوستانه هم نمی‌تواند درخور چنین ایمیلی باشد!
همواره رعایت احترام و فاصله رتبه‌‌ها و شخصیت‌ها، شما را در ارتباط با کیفیت‌تری با افراد مرتبط قرار می‌دهد. بعضی ایمیل‌ها سرنوشت‌ساز هستند، بنابراین به نسبت نوع مخاطبتان از جملات مناسب استفاده کنید.

۳- متن و محتوا را روشن و کوتاه بنویسید.

از حاشیه‌سازی پرهیز کنید. همه افراد با کمبود وقت مواجه هستند، بنابراین خواندن متن‌های بلند و تکراری برای همه دشوار است. پس تا جای ممکن برای ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس کوتاه‌نویسی را سرلوحه کار خود قرار دهید و مفهوم خود را بدون پیچیدگی‌های زیاد کلامی به ساده‌ترین جملات بیان کنید. این کار باعث فهم سریع و بدون سوتفاهم می‌گردد. احتمال پاسخ گرفتن از ایمیل‌های کوتاه و واضح بیشتر است.

۴- لحن مناسب را انتخاب کنید.

لحن نوشتار شما برای زمانی‌که درخواست اضافه حقوق دارید با هنگامی که برای یک مشتری بدهکار می‌نویسید یا نامه‌ای برای عذر خواهی از یک مشتری می‌فرستید ، به طور منطقی نمی‌تواند یکسان باشد. به این دقت کنید که جملات باید چه احساسی را در شخص مخاطب ایجاد کند. ارسال ایمیل‌های خودخواهانه، مظلومانه و از سر ناامیدی کمکی به شما نمی‌کند.

۵-ترتیب را رعایت کنید.

با یک مقدمه کوتاه و یادآوری موضوع یا ایمیل قبلی شروع کنید. در پاراگراف دوم و سوم  مطلب اصلی ایمیل، دلایل و آمارها را مطرح کنید و در بخش آخر خواسته ها، تعهدات یا هشدارها را بیان  نمایید.

۶- معرفی خود و اطلاعات تماس

هویت و جایگاه و نوع ارتباط شما باید برای مخاطب روشن باشد. پس برای تداوم ارتباط باید راه‌های ارتباطی را به مخاطب یادآوری کنید. ممکن است بررسی درخواست شما نیاز به انواع دیگر ارتباط مانند تلفن یا دیدار رسمی داشته باشد، پس فقط به آدرس پست الکترونیک خود بسنده نکنید.

۷- ایمیل را بازخوانی و ویرایش کنید

اشتباهات املایی، استفاده اشتباه از افعال، جملات نامفهوم، نبود علایم نگارشی و… از کیفیت ارتباط می‌کاهند. ویرایش و دوباره‌خوانی متن، بسیاری از این مشکل‌ها را حل می‌کند. عنوان، محتوای اصلی و پیوست‌های نامه را بررسی کنید. چون ایمیل‌ها قابلیت ویرایش بعد از ارسال ندارند، بنابراین دقت کنید چیزی را از قلم نیندازید.

جمع‌بندی

نگارش، ارسال ایمیل به مشتریان در وردپرس و مدیریت ارسال آن برای حفظ هر کسب و کار مهم است. ارتباط موثر با مشتریان و مخاطبین باعث افزایش نرخ تبدیل و خرید یا استفاده از خدمات وبسایت می‌گردد. رعایت اصول نگارش و تهیه یک گردش کار منظم برای ارسال و پاسخ متناسب به کاربران الزامی است.

نوشته شده توسط تیم IT  پرستیژ

برچسب ها:
مطالب زیر را حتما بخوانید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

question